tutorial de excel
Inicio del programa
Para inicar el uso del programa Excel 2007 y poder realizar las tareas que deseamos hacer.
1. Primero nos ubicamos en el botón Inicio, de la parte inferior izquierda de la pantalla
2. Pulsamos la opción Todos los Programas
3. Y luego buscamos el directorio Microsoft Office, donde seleccionamos Microsoft Excel 2007
4. Ya aparecerá nuestra pantalla de Excel lista para trabajar.
Como podemos ver, la pantalla consta de una barra de herramientas principal y de una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas; donde realizaremos nuestro trabajo.
El Botón Office
Excel presenta un Botón Office que contiene las funciones principales de abrir, guardar, imprimir y otros.
¿Cómo accesamos?
1. Nos posicionamos en la parte superior izquierda de la pantalla, en el símbolo de Microsoft
2. Para visualizar las opciones que tiene este botón, pulsamos el botón e inmediatamente se abrirá un menú
Como puede verse se tienen diferentes funciones, entre las que se utilizan más son:
- Nuevo, para la creación de un nuevo documento
- Abrir, para el acceso a un archivo existente de Excel
- Guardar y Guardar como, que realizan las funciones que su nombre indica
- Imprimir, que permite tener una vista preliminar del documento y los controles encargados de la impresión del documento.
A la derecha de este submenú que se desplega donde se encuentran todas estas funciones principales de Excel, se puede ver también que se muestra un listado de los documentos recientes que se han trabajado.
ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO
Como hemos mencionado anteriormente para escribir en la hoja de trabajo, nos posicionamos en la celda que lo deseamos hacer.
Para ello movemos el curso en dirección a donde queremos escribir, a través de las flechas de movimiento del tablero o bien con el ratón.
Por ejemplo si queremos escribir en la celda C4, nos posicionamos en ella y escribimos: Nombre del Empleado
En la celda D4 escribimos Departamento,
Si observamos el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el tamaño de la columna no es suficiente para mostra esta información.
Sin embargo podermos ampliar el tamaño, para ello nos posicionamos en el límite entre las dos columnas C y D.
y nos aparecerá una especie de crucita con la cual podemos incrementar el tamaño
Cuando nos aparece esta especie de cruz, manteniendo el botón izquierdo del ratón presionado comenzamos a mover el ratón hacia la derecha hasta alcanzar el tamaño deseado de la columna. Si vemos a medida que vamos ampliando la columna aparecerá un recuadro que mostrará la medida del ancho de la columna
Al tener el ancho deseado soltamos el botón del ratón y dejamos de movernos hacia la derecha. Ya se tendrá la columna con un tamaño suficiente para mostrar la información
Igual es el caso de la palabra Departamento que pasa el tamaño de la columna. Repetimos el mismo procedimiento para ampliar; nos ubicamos en el límite entre la columna D y E, pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado nos movemos hacia la derecha hasta alcanzar el ancho deseado.
CAMBIOS DE TAMAÑO DE FILA Y HOJA DE TRABAJO
Ya en la lección anterior al digitar Nombre del Empleado en una columna, tuvo que aumentarse su tamaño para presentar esta información. De igual manera, puede ser realizado con una fila, ya que su ancho también puede variarse y darsele el que se desee.
Para ello nos posicionamos en el límite entre la fila que se quiere ampliar y la siguiente. Por ejemplo, si se quiere ampliar el ancho de la fila 3, nos posicionamos entre la 3 y la 4
Luego pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado nos movemos hacia abajo, hasta darle el ancho requerido a la fila. Si nos fijamos, hay un recuadro que muestra el tamaño (Alto) que se le va dando a la fila.
Finalmente se tendrá la fila del tamaño que se quiere.
También podemos cambiar el tamaño de la visualización de la pantalla de trabajo. Hay personas que les gusta tener una vista amplia de la página, es decir ver más columnas y filas pero en la que la letra se ve más pequeña; y otros usuarios que prefieren tener una panorámica más limitada pero que la letra y números se ven más grande.
¿Cómo cambiamos la vista de la hoja de trabajo? sencillo...
1. Nos posicionamos en el botón Vista de la barra de herramientas
2. Buscamos la opción Zoom, que se utiliza para ajustar el tamaño de visualización de la hoja de trabajo
3. Se abrirá un recuadro en el que se selecciona este tamaño, por ejemplo podemos seleccionar el 75%
ya podremos visualizar muchas más filas y columnas en la hoja de trabajo, pero la letra y los números que escribamos se verán más pequeños.
LA HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo en Excel tiene una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas. Es decir mucho espacio en el que podemos trabajar!!
Ya hemos aprendido a movilizarnos en toda esta cuadrícula, a traves del movimiento que le damos a las flechitas del tablero (hacia arriba, abajo, derecha o izquierda). O también podemos avanzar con mayor rápidez a posicionarnos en una celda específica, moviendo las barras de desplazamiento.
Nos podremos mover hacia abajo al pulsar la de este sentido, o bien hacia la derecha
También hay otras dos flechitas en los contornos de la hoja de trabajo que nos permite movilizarnos.
Nos movemos hacia arriba al pulsar esta flechita
Nos movemos hacia la izquierda al pulsar esta flechita
Dependiendo de la configuración que se le da a Excel, al presionar enter en una celda determinada podremos movilizarnos hacia otra. Generalmente se tiene configurado que al dar enter salta a la celda de abajo.
Por ejemplo si estamos en la celda A4 y escribimos en ella, al presionar enter, el cursor se ubicará en la celda A5 donde podremos seguir escribiendo.
Excel presenta tres diferentes Hojas de Trabajo en un mismo libro o documento, las cuales pueden irse incrementando de acuerdo a las necesidades
Si se quiere incrementar una hoja más de trabajo, nos posicionamos en el útlimo botón que aparece en el menú de hojas y se creará una nueva
Ya tendremos cuatro hojas de trabajo y siempre la opción de crear una nueva
UNA NOMINA SENCILLA CON EXCEL
En esta lección vamos a hacer una nómina sencilla y poner en práctica lo que llevamos aprendido hastas el momento.
En este ejemplo utilizaremos una nómina compuesta por 10 empleados para quienes identificaremos el departamento en el que trabajan y el cargo.
En las columnas pondremos los atributos: Nombre del Empleado; Departamento; y Cargo.
En las filas listaremos los empleados por orden alfabético en sus apellidos. Tomemos como ejemplo la siguiente información.
1. Nos ubicamos en la celda a partir de la cual comenzaremos a hacer nuestra planilla. Para el ejemplo iniciaremos en la celda C2; en esta podremos Nombre del Empleado. En la D2, Departamento y en la E2, Cargo.
Como podemos observar, los atributos no caben en el ancho de la columna. Por tanto, podemos practicar aumentar el tamaño de la columna, como lo hemos aprendido.
Recordemos... nos posicionamos en el límite entre las columnas C y D, manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado nos movemos hacia la derecha hasta darle a la columna C el ancho deseado.
Hágamos lo mismo con la columna D, para que nos quede suficiente espacio para escribir la información.
2. Ya una vez ampliadas las columnas podremos comenzar a escribir la información de los empleados.
En la imágen anterior podemos ver que se estan escribiendo los datos de una de las empleadas, específicamente muestra la escritura de su Cargo, Secretaria.
En una lección anterior vimos que en la parte superior de la hoja de trabajo se encuentra una barra de fórmulas, que muestra la información o función que se esta escribiendo. Veamos lo que muestra esta barra:
, si estamos ubicados en la celda E5 y estamos escribiendo Secretaria.
3. Terminamos de listar los empleados, su departamento y el cargo.
Veamos como estaría quedando nuestra tabla:
CONTINUACIÓN DE LA ELABORACIÓN DE NÓMINA
Tenemos nuestra nómina de empleados de la siguiente manera:
Arreglemos un poco nuestra nómina, para presentarla como una tabla.
1. Centremos los atributos principales. Para ello nos posicionamos en la celda que queremos centrar, en este caso la primera celda a centrar sería Nombre del Empleado.
2. Buscamos en el botón Incio de la barra de herramientas la opción Centrar de Alineación.
3. Repetimos los pasos 1 y 2 para centrar las celdas D2 y E2.
4. Ya tenemos nuestros atributos centrados
5. Para poner la fuente de los atributos marcados en negrita, nos ubicamos en primer lugar en Nombre del Empleado y buscamos la opción Negrita (N) de la sección Fuente del botón Inico de la barra de herramientas.
6. Repetimos el paso 5 para las celdas D2 y E2.
5. Ya tendremos nuestras celdas marcadas en negrita y centradas.
FORMATO DE TABLA Y CANTIDADES DEL PRESUPUESTO
Ya hemos realizado más cambios a nuestro presupuesto, ahora ya podemos ver toda la información escrita en cada una de las celdas.
Formato de Tabla
Daremos formato de tabla a nuestro presupuesto, para mejorar su presentación. Practiquemos nuevamente este proceso.
1. Sombreamos las celdas que conformarán la tabla.
2. Ahora seleccionamos el botón de la barra de herramientas que se utiliza para dibujar los Bordes de las celdas.
3. En las opciones que se desplegan seleccionamos Todos los bordes, esto cuadriculará todas las celdas.
Formato de Cantidades
Si nos fijamos en nuestra tabla, las cantidades se encuentran sin separador de miles ni decimales. Pero podemos dar este formato a las celdas.
a) Seleccionamos el área a la que queremos dar formato. En este caso las cantidades
b) Seleccionamos y pulsamos de la barra de herramientas del botón Inicio, la opción para dar el estilo de miles.
c) Ya nuestra tabla quedará con las cantidades en miles con punto décimal y la información visualizada.
Veamos nuestro presupuesto:
Combinar Celdas
Si observamos el Título es Presupuesto, el cual podemos centrarlo en la presentación del mismo.
1. Sombreamos la celda donde se encuentra la palabra .Presupuso y las demás celdas a continuación, en este caso desde la celda B2 hasta la celda F2. Que son las celdas que queremos combinar para centrar la información.
2. Buscamos y seleccionamos el botón Combinar y centrar la alineación de la barra de herramientas.
3. Ahora veamos como quedo finalmente nuestro presupuesto
GUARDAR UN ARCHIVO DE EXCEL
Una hoja trabajada en Excel puede guardarse como un archivo, al cual podemos darle el nombre que más convenga.
Pasos para guardar un archivo:
1. Una vez hemos terminado nuestro Presupuesto y lo queremos guardar, nos posicionamos en el Botón Office
2. Pulsamos el botón Office y se desplegarán las opciones principales
3. Seleccionamos Guardar como.
4. Se nos abrirá la pantalla de controles de Guardar
5. Le damos nombre al archivo en el espacio correspondiente
6. Pulsamos el botón Guardar.
ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE
En Excel podemos tener acceso a un archivo que previamente ha sido guardado. Una hoja de cálculo que hemos realizado anteriormente o alguien realizó. Para ello seguimos los siguientes pasos:
1. Nos posicionamos en el Botón Office.
2. Desplegamos el Botón Office y seleccionamos la opción Abrir.
3. Aparecerá un nuevo cuadro de controles para acceso a directorios y archivos.
Buscamos el directorio o carpeta donde se encuentra el archivo que se quiere abrir, desplegando la flechita de acceso .
4. Una vez encontrada la carpeta o directorio, seleccionamos el archivo que se desea abrir.
5. Pulsamos el botón Abrir.
SUMA EN EXCEL
Excel primordialmente en una gran hoja de cálculo, que es utilizada para realizar diferentes operaciones matemáticas y financieras.
Por tanto, como hoja de cálculo comprenden diferentes funciones que poco a poco iremos aprendiendo.
OPERACION SUMA EN EXCEL
Son dos formas en las que puede realizarse la operación suma en Excel, una utilizada principalmente cuando son rangos numéricos continuos, y la otra en cualquier situación que se desee calcular una suma.
Suma Cualquiera:
Tomemos el presupuesto preparado en lecciones anteriores. Si por ejemplo quisiéramos sumar lo presupuestado en los cuatro meses para el Rubro Salarios, haríamos lo siguiente:
1. Nos posicionamos en la celda donde queremos visualizar el total de la suma de estas cantidades.
2. Para que Excel reconozca una operación cualquiera, es utilizado el signo igual. Este indica que un cálculo numérico se realizará en dicha celda.
3. Veamos también como nuestra barra de fórmulas identifica en esta celda el signo igual.
4. Como queremos sumar lo presupuestado en enero, febrero, marzo y abril, marcaremos estas cuatro celdas. Cómo lo hacemos? veamos..
Luego de haber escrito el signo igual con el ratón nos ubicamos en la primera cantidad (correspondiente a enero) la marcamos y escribimos luego el signo más, marcamos la segunda cantidad (posicionándonos nuevamente con el ratón) y escribimos otro signo más, marcamos la tercera cantidad .
Hasta el momento esta sería la suma.
5. Luego de marcar la tercera cantidad colocamos otro signo más, seguido de la cuarta cantidad.
Veamos también la barra de fórmulas, como va mostrando todo lo que se está realizando en la celda seleccionada:
6. Cuando se haya marcado la última celda a sumar, pulsamos enter en el teclado. Ya tendremos el resultado de la suma.
Importante: recordemos que para marcar cada una de estas cantidades, debemos posicionarnos con el ratón en cada una de las celdas a sumar. Podremos ver como cada una de estas celdas se marca, formándose un borde de color alrededor de ella.
en este caso el borde de la celda de la cantidad 10,000 es punteado. Señal que está siendo seleccionado.
SUMA DE VARIAS CELDAS
Suma de rangos numéricos o suma de varias celdas. Ya vimos una de las formas en las que se suma en Excel, marcando las celdas que se quieren sumar.
En esta lección veremos como se suman rangos numéricos, principalmente rangos continuos.
1. Nos posionamos en la celda donde queremos presentar la suma de varias cantidades.
2. Buscamos y seleccionamos la función Autosuma de la barra de herramientas del botón Inicio.
3. Una vez pulsada la función Autosuma, sombreamos el rango que se desea sumar.
Para sombrear recordemos que nos colocamos en la primera celda y omitiendo el botón izquierdo del ratón apretado nos vamos moviendo hacia la izquierda hasta marcar todas las celdas a sumar
Si vemos la imagen, podremos ver cual es el rango de datos que está sumando, desde la celda C5 hasta la celda F5
También podemos ver nuestra barra de fórmulas, y mostrará la operación de la celda.
4. Una vez sombreado el rango, pulsamos Enter en el teclado. Ya tendremos el resultado de la suma.
Así podemos ir totalizando para cada rubro, aplicando los pasos anteriores.
También si queremos saber cuanto es lo que tenemos que presupuestar para estos cuatro meses, considerando los cinco rubros lo podemos hacer.
a) Nos posicionamos en la celda que queremos el resultado.
b) Buscamos y seleccionamos la opción Autosuma de la barra de herramientas.
c) Sombreamos el área que queremos totalizar o sumar
Veamos la barra de fórmulas:
d) Pulsamos Enter al teclado luego de haber sombreado el área .Ya tendremos la cantidad totalizada.
OPERACIONES MATEMATICAS
Ya vimos como se suma un rango de datos en Excel, o cantidades específicas ubicadas en celdas determinadas.
También en Excel podemos hacer las operaciones matemáticas básicas: sumar, restar, multiplicar y dividir. Y así como lo es en cálculo, deben de cuidarse las reglas o leyes de cada una de estas operaciones.
Sumar
1) Nos ubicamos en la celda en la que queremos hacer la suma
2) Escribimos el signo igual (=), que hemos visto es para realizar operaciones
3) Y comenzamos a escribir las cifras que queremos sumar.
Veamos la barra de fórmulas, que rastrea la información en la celda
4) Pulsamos Enter en el teclado, y ya estará totalizada nuestra suma
Vemos como la celda contiene la suma total, y la barra de fórmulas muestra en detalle cada uno de los pasos
Multiplicación
a) Nos posicionamos en la celda donde queremos hacer la operación.
b) Escribimos el signo igual (=) seguido de las cifras que queremos multiplicar
Recordemos que el símbolo de multiplicar es el asterisco (*)
Veamos la barra de fórmulas.
c) Pulsamos Enter en el teclado y la operación estará realizada
Dividir
1) En la celda donde realizaremos la operación escribimos igual (=), y las cifras a dividir.
La barra de fórmulas rastrea las operaciones en la celda.
2) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nuestro resultado
Recordemos que si queremos hacer operaciones combinadas, las leyes de cálculo deberán cumplirse siempre en Excel.Por ejemplo si se desea realizar la siguiente operación: 4*5*(20/4)
Tenemos primero que realizar la operación entre paréntesis para luego terminar con el resto de las operaciones. Al final tendríamos: 4*5*5
Elevar a una Potencia
Para elevar a una potencia seguimos los pasos de igual manera que en el resto de las operaciones presentadas ahora, recordando que el símbolo para elevar a una potencia es
"^". Por ejemplo si queremos elevar 3 a una potencia de 4, se hara lo siguiente:
= 3^4, lo que dará un resultado es 81.
LISTAR DATOS
Excel presenta una función importante que facilita manejar y trabajar cuando tenemos muchos datos, que podemos repetir en otra celda. Esta es la función de generación de lista.
A medida que escribimos datos, Excel va generando una lista a la cual se puede acceder y seleccionar en cualquier momento. Veamos un ejemplo.
1) Hagamos una lista de nombres cualquiera hacia abajo
